Spółka Gavdi Polska wdrożyła w Grupie Raben oprogramowanie SAP SuccessFactors do usprawnienia procesów zarządzania kadrami, a także autorskie narzędzie Gavdi wspierające firmę w tym zakresie. Z systemu korzysta 5 tys. pracowników Raben w kilkunastu krajach Europy.
Wdrożone oprogramowanie działa produktywnie od stycznia 2022 r. Jego zadaniem jest ograniczenie pracy manualnej w dziale HR, zwiększenie poziom samoobsługi, a także poprawa efektywność wielu procesów – np. przyspieszenie obiegu informacji, czy też zredukowanie ilość papierowej dokumentacji oraz usprawnienie zarządzania talentami.
– Zależało nam na stworzeniu jednego, kompleksowego środowiska HR do obsługi spółek w Polsce i w Europie. Potrzebowaliśmy więc narzędzia światowej klasy, oferującego globalne best practice w zakresie procesów HR, doświadczenia użytkownika, które realizuje jednocześnie lokalne potrzeby wynikające z polskich przepisów prawa, zmieniającego się wyjątkowo szybko. Stąd decyzja o wyborze platformy SAP SuccessFactors i autorskich narzędzi Gavdi – mówi Anita Koralewska-Ratajczak, head of HR w Raben Group.
Nowe oprogramowanie w spółkach Grupy Raben jest oparte na systemie SAP SuccessFactors w zakresie: Employee Central, Employee Central Payroll, Performance & Goals, Succession & Development oraz szeregu autorskich rozwiązań Gavdi, rozszerzających system SAP, takich jak: eDeklaracje, PPK, Korekty ZUS, Reporter, Document Generator, eTeczka, Replicator, Reminder, ePaski, Self Service Platform.
Nowy system dla spółek Grupy Raben w Polsce obsługuje obszar kadrowo-płacowy (w tym zakresie zastąpił system TETA) oraz zarządzania rozwojem pracowników. Wdrożone aplikacje zawierają szeroki zakres samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej. Pracownicy mają wgląd w istotne dla nich informacje i dokumenty (np. dane osobowe, PPK, benefity, wkrótce zostanie wdrożona karta wyposażeń, akta w elektronicznej teczce osobowej). Mogą też składać różnorodne wnioski i oświadczenia (np. o ubezpieczenie grupowe, opiekę nad dzieckiem, zmianie kosztów, zapoznaniu się z wewnętrznymi regulacjami etc.).
Menedżerowie, oprócz wglądu w dane podległych im osób, w zakresie kadrowym, mogą wnioskować o zatrudnienie pracownika, zmianę warunków zatrudnienia i wynagrodzenia, o nagrodę/karę oraz zakończenie współpracy. Taki dostęp, w czasie rzeczywistym, do danych i narzędzi ułatwia bieżące zarządzanie zespołem i podejmowanie decyzji oraz znacznie przyspiesza obieg informacji.
Wszystkie spółki Grupy Raben w Polsce jak i w kilkunastu innych krajach Europy, korzystają z SAP SuccessFactors w zakresie zarządzania efektywnością, planowania sukcesji i rozwoju. Ma to pomóc firmie m.in. realizować proces zarządzania przez cele w sposób jak najbardziej zgodny ze strategią firmy, poprawić efektywność pracowników dzięki coachingowi oraz udzielaniu informacji zwrotnej, a także identyfikować talenty i wspierać ich rozwój. Do tego celu wykorzystano moduły Performance & Goals i Succession & Development.
Gavdi przeprowadziło integrację środowiska SAP SuccessFactors z innymi systemami Grupy Raben: Active Directory, myBenefit, systemem do obsługi kierowców Speed, hurtownią danych Craft, systemem do wymiany danych o czasie pracy oraz systemem SAP FI/CO. Wdrożono też uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), Synch oraz integrację z Azure.
Prace projektowe rozpoczęły się w lutym 2021, a uruchomienie produkcyjne systemu miało miejsce w styczniu 2022. Z nowego rozwiązania zaczęły sukcesywnie korzystać kolejne grupy użytkowników: działy HR, HR biznes partnerzy, menadżerowie i pracownicy – w Polsce i zagranicą – w 13 krajach europejskich.
