Cyfryzacja dokumentów transportowych w Polsce wkracza w nową fazę – rząd planuje wprowadzić elektroniczny list przewozowy jako w pełni uznawany dokument w obrocie krajowym. Artykuł wyjaśnia, na czym polegają projektowane zmiany i jakie obowiązki przyniosą nowe regulacje.

W 2008 roku do Konwencji CMR1 został przyjęty Protokół dodatkowy2, umożliwiający stosowanie elektronicznego listu przewozowego (e-CMR). Protokół ten wszedł w życie w 2011 roku i ustanowił jednolite ramy prawne dla uznawania cyfrowego listu przewozowego za równoważny dokumentowi papierowemu – pod warunkiem zapewnienia jego autentyczności, integralności danych oraz możliwości okazania dokumentu właściwym organom.

eFTI przyspiesza cyfryzację procesów

Polska należy do państw, które ratyfikowały ten Protokół, co oznacza, że stosowanie e-CMR jest dopuszczalne w międzynarodowych przewozach drogowych realizowanych w naszym kraju.

W ostatnich latach digitalizacja dokumentów przewozowych nabiera tempa również na poziomie prawa unijnego. Dotychczas główną barierą w tym obszarze był brak jednolitych ram prawnych, które zobowiązywałyby organy administracyjne do uznawania informacji przekazywanych w formie elektronicznej.

Lukę tę wypełniło Rozporządzenie eFTI3, które weszło w życie 20 sierpnia 2020 r., a jego przepisy zaczęły obowiązywać od 21 sierpnia 2024 r. – po ustanowieniu wspólnych specyfikacji technicznych i mechanizmów certyfikacji.

Celem Rozporządzenia eFTI jest przyspieszenie cyfryzacji procesów transportowych poprzez ograniczenie kosztów administracyjnych, zwiększenie skuteczności działań kontrolnych oraz poprawę efektywności i zrównoważenia transportu. Punktem wyjścia dla tych zmian była diagnoza, że przepływom towarów nadal towarzyszy papierowy obieg dokumentów, który generuje nadmierne obciążenia, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, oraz negatywnie wpływa na środowisko.

Od kiedy e-przewozowy w Polsce?

Na dzień opracowania niniejszego artykułu mówimy o rządowym projekcie nowelizacji Ustawy o transporcie drogowym oraz Prawa przewozowego (UD18)4, który nie został jeszcze skierowany do Sejmu. Projekt znajduje się na etapie prac legislacyjnych – przed nim są jeszcze procedury w Sejmie i Senacie, podpis Prezydenta oraz publikacja w Dzienniku Ustaw.

Oznacza to, że zmiany są nadal w toku i mogą ulec modyfikacjom. Do momentu zakończenia procesu legislacyjnego nie znamy ostatecznego brzmienia przepisów ani daty ich wejścia w życie. Jednocześnie kierunek zmian tj. dopuszczenie e-przewozowego został w projekcie ustawy określony jednoznacznie.

Zmiany w Prawie przewozowym oraz Rozporządzeniu eFTI wzajemnie się uzupełniają. Polska nowelizacja nadaje bezpośrednią moc prawną elektronicznemu listowi przewozowemu (e‑przewozowy) w obrocie krajowym i precyzuje, że „egzemplarz dla nadawcy” oznacza dostęp do dokumentu również w formie elektronicznej.

Z kolei unijne Rozporządzenie eFTI nakłada na organy administracyjne obowiązek uznawania informacji elektronicznych, pod warunkiem spełnienia wspólnych wymagań – takich jak korzystanie z certyfikowanej platformy, zgodność formatów oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Najczęściej wystarcza e-CMR

W praktyce daje to przewoźnikom, spedytorom i nadawcom jedną, spójną ścieżkę „paperless” – zarówno w przewozach krajowych (e‑przewozowy), jak i międzynarodowych (e‑CMR). Efektem jest ograniczenie kosztów związanych z dokumentacją oraz skrócenie czasu rozliczeń.

Warto podkreślić, że w transporcie międzynarodowym elektroniczny list przewozowy (e‑CMR) w większości przypadków jest wystarczający. Jednocześnie e‑przewozowy będzie obowiązkowy do akceptacji przez organy administracyjne, ale nie będzie obowiązkowy dla przewoźników – przedsiębiorcy nadal będą mogli korzystać z dokumentów papierowych. Natomiast administracja nie będzie mogła odmówić przyjęcia dokumentu elektronicznego, o ile spełnia on wymagania określone w przepisach.

Projekt UD18 w zakresie transportu drogowego porządkuje również obowiązki związane z przechowywaniem pakietu dokumentów zlecenia po stronie zlecających i pośredników. Dokumentacja powinna być przechowywana przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz. Jeżeli dokumentem potwierdzającym zlecenie lub realizację przewozu jest e‑przewozowy, powinien on stanowić część tego pakietu.

Kiedy organy muszą akceptować e‑dokumenty?

Obowiązek akceptacji e‑dokumentów przez organy wynika dziś bezpośrednio z Rozporządzenia eFTI na poziomie UE. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy dane są przekazywane zgodnie z jego wymogami – za pośrednictwem certyfikowanej platformy, w formacie maszynowym, z możliwością udostępnienia wersji czytelnej dla człowieka na żądanie. Organy w Polsce, jako organy państwa członkowskiego, będą zobowiązane do stosowania tych zasad od 21 sierpnia 2024 r., czyli od daty rozpoczęcia stosowania przepisów Rozporządzenia eFTI.

Projektowane przepisy krajowe (projekt nr UD18) idą krok dalej w obszarze przewozów krajowych.

Po wejściu w życie nowelizacji Prawa przewozowego:

• art. 38 ust. 3 wprost dopuści list przewozowy w postaci elektronicznej,
• art. 47 ust. 3 przesądzi, że nadawca może otrzymać dokument elektroniczny zamiast papierowego.

W obrocie krajowym e‑przewozowy będzie miał taką samą moc prawną jak dokument papierowy. Organy kontrolne będą zobowiązane go uznać, o ile spełnia wymagania przepisów – jest czytelny, kompletny i dostępny na żądanie. W praktyce oznacza to, że kierowca pokaże dokument na ekranie w wersji czytelnej dla człowieka (human‑readable), a w razie potrzeby udostępni link lub kod QR do danych w formacie maszynowym (machine‑readable). Takie podejście jest zgodne z logiką Rozporządzenia eFTI.

Kiedy organy mogą nie zaakceptować e-dokumentu?

Organ może odmówić uznania e‑dokumentu, jeżeli:

• dokument nie pochodzi z certyfikowanej platformy eFTI lub od certyfikowanego dostawcy usług,
• dokument nie jest dostępny w formacie maszynowym (dla systemów organu) oraz w wersji czytelnej dla człowieka (human‑readable) na żądanie,
• nie zapewniono bezpiecznego, uwierzytelnionego połączenia oraz unikalnego elektronicznego odnośnika/identyfikatora (np. link lub kod QR), który umożliwia jednoznaczną identyfikację danych dotyczących przewozu,
• nie można potwierdzić autentyczności i integralności danych – np. brak ważnych podpisów lub pieczęci elektronicznych, brak odcisków czasu albo nieciągły audit trail.

W takich przypadkach dokument nie spełnia standardu eFTI, więc organ nie ma obowiązku jego uznania.

Oprócz tego, organ może nie uznać e‑dokumentu, jeśli nie spełnia określonych warunków. Przede wszystkim dokument musi zawierać informacje regulacyjne, czyli takie, które wynikają z przepisów UE lub prawa krajowego zgłoszonego do załączników rozporządzenia eFTI. Jeśli dokument dotyczy spraw objętych innymi systemami, na przykład specjalnymi systemami celnymi – eFTI ich nie zastępuje i nie narusza obowiązujących procedur. Organ może też odmówić uznania dokumentu, jeśli w danym sektorze obowiązują szczególne przepisy wymagające wersji papierowej lub innego trybu, m.in. w przypadku ADR albo dokumentów związanych z bezpieczeństwem, które nie są jeszcze objęte eFTI. W takich sytuacjach organ może poprosić o dokument właściwy dla danej gałęzi.

Przykładowo w przypadku ADR dokumentacja przewozowa pełni nie tylko funkcję dowodową, ale przede wszystkim funkcję bezpieczeństwa – zawiera informacje krytyczne dla służb ratunkowych i organów kontrolnych, takie jak numer UN, klasa zagrożenia, grupa pakowania czy instrukcje dla kierowcy. Obecnie Konwencja ADR5 dopuszcza stosowanie elektronicznych dokumentów przewozowych (tzw. e-DG dokument), jednak pod warunkiem wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń i procedur awaryjnych, tak aby informacje były zawsze dostępne offline w razie zdarzenia drogowego czy awarii systemów.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli e-przewozowy zostanie powszechnie wdrożony, przewoźnicy realizujący transporty ADR lub inne przewozy wrażliwe powinni liczyć się z koniecznością utrzymania równoległego obiegu dokumentów albo stosowania dedykowanych modułów systemowych spełniających wymagania bezpieczeństwa. Brak zgodności z ADR w tym zakresie może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi, ale także poważnymi konsekwencjami operacyjnymi w razie kontroli czy wypadku.

Podsumowanie

Rząd planuje wprowadzenie elektronicznego listu przewozowego (e-przewozowego) jako pełnoprawnego dokumentu w krajowym obrocie transportowym. Projekt nowelizacji Ustawy o transporcie drogowym i Prawa przewozowego (UD18) znajduje się na etapie prac legislacyjnych i przewiduje, że e-przewozowy będzie równoważny dokumentowi papierowemu. Organy administracyjne będą zobowiązane do jego akceptacji, o ile dokument spełnia wymogi techniczne i bezpieczeństwa określone w przepisach krajowych oraz unijnym rozporządzeniu eFTI. Przewoźnicy nie będą zobowiązani do stosowania e-przewozowego, ale administracja nie będzie mogła odmówić jego przyjęcia. W przypadku przewozów wrażliwych, takich jak ADR, nadal mogą obowiązywać dodatkowe wymagania dotyczące dokumentacji papierowej lub specjalnych systemów bezpieczeństwa.

Autor: Marlena Baran, aplikantka radcowska

1 Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR), podpisana w Genewie dnia 19 maja 1956 r.