Artykuł rozwija wcześniejsze opracowanie o obowiązkach z projektowanych przepisów e-przewozowego, skupiając się na praktycznym przygotowaniu do wdrożenia elektronicznego listu przewozowego przed jego standardem w przewozach krajowych – w tym dostosowaniu systemów IT, dokumentacji i umów dla zgodności z przepisami oraz bezpieczeństwa danych.

Przed wyjazdem: E-przewozowy jest tworzony i kompletowany na platformie jeszcze przed podstawieniem pojazdu do załadunku. Pracownik magazynu wprowadza ewentualne uwagi dotyczące stanu towaru oraz różnic ilościowych bezpośrednio do systemu, dzięki czemu wszystkie korekty są widoczne od razu dla stron zlecenia. Po potwierdzeniu poprawności danych system „zamyka” dokument (tzw. lock), co uniemożliwia przypadkową edycję. Każda późniejsza zmiana jest dopuszczalna wyłącznie w formie kontrolowanej korekty i zostaje trwale zapisana w dzienniku zdarzeń (audit trail).

Kierowca może dodawać adnotacje

W trakcie przewozu: Statusy realizacji są aktualizowane w czasie rzeczywistym i widoczne dla nadawcy, przewoźnika oraz odbiorcy w jednym widoku, co eliminuje konieczność telefonicznego potwierdzania postępów. Kierowca może dodawać do e-przewozowego adnotacje operacyjne, a w razie zdarzeń niepożądanych, takich jak uszkodzenie opakowania lub plomb, wykonywać zdjęcia i dołączać je jako załączniki, dzięki czemu powstaje pełny, wiarygodny materiał dowodowy.

W trakcie kontroli: Kierowca okazuje e-przewozowy na ekranie telefonu lub tabletu w wersji czytelnej dla człowieka. Jeżeli inspektor chce sprawdzić dokładną zawartość dokumentu, kierowca udostępnia link lub kod QR prowadzący do danych w wersji maszynowej na platformie, co zapewnia bezpieczny i uwierzytelniony dostęp zgodny z eFTI. Jeżeli w miejscu kontroli nie ma zasięgu, kierowca pokazuje zapisany offline plik PDF, a system synchronizuje dane i ślad audytowy po powrocie łączności. Ten model jest zgodny z wymaganiami eFTI i usuwa powód do żądania papieru przez organy – pod warunkiem spełnienia warunków technicznych.

Dostawa i e-POD: Przy rozładunku odbiorca potwierdza przyjęcie towaru elektronicznie – poprzez złożenie podpisu na ekranie lub podanie kodu PIN na urządzeniu mobilnym. Potwierdzenie doręczenia (e-POD) jest generowane natychmiast i automatycznie trafia do systemu TMS/ERP, co skraca obieg dokumentów i przyspiesza wystawienie faktury oraz rozliczenie przewozu.

Przedsiębiorcy mogą korzystać z papieru

Projektowane przepisy jasno wskazują, że elektroniczny list przewozowy (e-przewozowy) będzie obowiązkowy do akceptacji przez organy administracyjne, lecz nie dla samych przewoźników – przedsiębiorcy nadal będą mogli posługiwać się dokumentami papierowymi. W praktyce jednak sytuacja może wyglądać inaczej. Duzi nadawcy, spedytorzy czy operatorzy logistyczni, dążąc do uproszczenia procesów i redukcji kosztów, mogą wprowadzać w swoich OWU czy zleceniach wymóg stosowania wyłącznie dokumentów elektronicznych.

W biurze przewoźnika i u nadawcy nie trzeba więc drukować kopii tylko po to, aby „mieć egzemplarz dla nadawcy”. Według projektu nowelizacji Prawa przewozowego „egzemplarz” może być elektroniczny, a więc zapewniany w formie dostępu online. Warto to jednak precyzyjnie opisać w zleceniach i OWU: jak zapewniamy dostęp, na jaki okres (co najmniej 5 lat w kontekście pakietu dokumentów) i jak postępujemy w trybie awaryjnym (offline).

Co warto zrobić przed wejściem w życie ustawy?

W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy system TMS lub portal, z którego korzystasz lub zamierzasz korzystać, jest przygotowany do obsługi wymogów Rozporządzenia eFTI, tj. system powinien umożliwiać prezentację dokumentów w dwóch formatach: w wersji czytelnej dla człowieka (human-readable), czyli w formie przejrzystego widoku na ekranie, oraz w wersji maszynowej (machine-readable), czyli w formacie danych, który można udostępnić organom przez bezpieczny link lub kod QR.

System musi zapewniać integralność i autentyczność danych, co oznacza stosowanie podpisów lub pieczęci elektronicznych, odcisków czasu oraz pełnego rejestru zmian (audit trail). Powinien posiadać otwarte API, prowadzić logi dostępu i umożliwiać eksport danych w formatach takich jak JSON i PDF/A. Ważne jest również, aby system działał w trybie offline, umożliwiając okazanie dokumentu w formie pliku PDF/A w przypadku braku zasięgu.

Jeżeli obecny system nie spełnia tych wymagań, należy rozważyć integrację z platformą, która planuje certyfikację eFTI, lub wdrożenie modułu awaryjnego, który zapewni podstawowe funkcje, takie jak QR, PDF offline i synchronizacja danych po odzyskaniu łączności.

Jak długofalowo przygotować się do cyfryzacji?

Cyfryzacja dokumentów przewozowych to nie tylko wdrożenie nowej aplikacji, ale przede wszystkim zmiana sposobu działania firmy. Obejmuje to nowe zasady, umowy, role i odpowiedzialności.

W pierwszej kolejności warto przetestować, czy systemy dobrze współpracują – czy dane są zgodne, identyfikatory przesyłek unikalne, a dostęp zabezpieczony tokenami. Warto ustalić kryteria akceptacji, przygotować środowisko testowe i wdrożyć monitoring. Trzeba też zaplanować scenariusze awaryjne, np. pokazanie dokumentu offline jako PDF/A i jego synchronizacja po odzyskaniu połączenia.

Dodatkowo organizacja powinna przyjąć politykę retencji dokumentów przewozowych, zgodnie z którą wszystkie dokumenty, w tym elektroniczne listy przewozowe, potwierdzenia doręczenia oraz dowody weryfikacji uprawnień przewoźników, są przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz. Dokumenty te muszą być archiwizowane w kontrolowanym repozytorium, z regularnie wykonywanymi kopiami zapasowymi oraz z zapewnioną możliwością ich szybkiego i udokumentowanego udostępnienia na żądanie uprawnionych organów.

Platforma eFTI musi spełniać również wymagania ochrony danych osobowych – szyfrowanie, kontrola dostępu, rejestr zmian. W umowach z dostawcami należy jasno określić role (administrator, podmiot przetwarzający), zakres danych i parametry bezpieczeństwa (np. czas reakcji, retencja logów). Dobrą praktyką jest też ograniczanie zbieranych danych i regularne przeglądy uprawnień.

W tym celu, aby skutecznie przygotować się do wdrożenia e-przewozowego, warto już na etapie projektowania współpracy z partnerami biznesowymi uwzględnić odpowiednie klauzule umowne. Powinny one jasno regulować sposób wystawiania, przechowywania i udostępniania elektronicznych dokumentów przewozowych oraz zapewniać zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO.

Przykładowa klauzula do OWU/zlecenia

Strony zgodnie postanawiają, że list przewozowy może być wystawiany i przechowywany w postaci elektronicznej (e-list), równoważnej formie papierowej. Nadawca uznaje e-list jako dowód zawarcia i wykonania umowy przewozu. Przewoźnik zapewni Nadawcy dostęp do e-listu (wraz z e-POD) poprzez zabezpieczony link lub repozytorium przez okres co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz. Strony dopuszczają podpis/pieczęć elektroniczną oraz uwierzytelnienie użytkownika jako sposób potwierdzenia danych. W razie niedostępności systemu Strony stosują procedurę awaryjną (PDF/QR/offline), a po przywróceniu łączności dane są synchronizowane z zachowaniem pełnego audit trail.

Dlaczego to ważne?

Z perspektywy zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie transportowym wdrożenie elektronicznych dokumentów przewozowych (e-CMR i e-przewozowego) przynosi realne korzyści operacyjne i prawne.

Możliwość dodawania zdjęć jako załączników do tych dokumentów znacząco zwiększa skuteczność w rozwiązywaniu sytuacji spornych. Przed załadunkiem można udokumentować stan towaru, opakowań czy różnice ilościowe. W trakcie przewozu kierowca może dodawać zdjęcia w przypadku uszkodzeń, naruszenia plomb lub innych zdarzeń operacyjnych. Wszystkie te informacje są przypisane do konkretnego przewozu, opatrzone znacznikami czasu i zapisane w dzienniku zdarzeń (audit trail), co zapewnia ich autentyczność i integralność.

Dzięki temu:

• reklamacje można rozpatrywać szybciej i na podstawie wiarygodnych danych,
  ryzyko sporów i nieporozumień jest ograniczone,
• dokumentacja jest dostępna dla wszystkich stron w czasie rzeczywistym,
• organy kontrolne mają ułatwiony dostęp do pełnych informacji bez konieczności zatrzymywania transportu.
• W efekcie zyskuje się większą kontrolę nad procesem przewozu, lepsze zabezpieczenie interesów oraz zgodność z przepisami krajowymi i unijnymi, w tym z Rozporządzeniem eFTI.

To nie tylko krok w stronę cyfryzacji, ale przede wszystkim element świadomego zarządzania ryzykiem.

Podsumowanie

Elektroniczny list przewozowy (e-przewozowy) ma zyskać taką samą moc prawną jak dokument papierowy, a organy administracyjne będą zobowiązane do jego akceptacji, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań technicznych zgodnych z Rozporządzeniem eFTI.

Przewoźnicy nadal będą mogli korzystać z dokumentów papierowych, jednak coraz więcej nadawców i operatorów logistycznych może wymagać formy elektronicznej w swoich zleceniach.

Wdrożenie e-przewozowego wymaga dostosowania systemów IT, procedur awaryjnych oraz zapisów umownych z partnerami biznesowymi. Kluczowe będzie zapewnienie integralności danych, możliwości ich udostępnienia oraz zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Cyfryzacja dokumentacji przewozowej to nie tylko krok w stronę nowoczesności, ale realna szansa na zwiększenie kontroli nad procesem transportu, ograniczenie ryzyka sporów i przyspieszenie rozliczeń.

Autor: Marlena Baran, aplikantka radcowska