Ostatnia noc sylwestrowa była datą graniczną w funkcjonowaniu firmy Paul Schockemöhle Logistics Polska. O godzinie zero 1 stycznia 2019 r. uruchomiono w tym przedsiębiorstwie logistycznym oprogramowanie informatyczne klasy Transport Management System firmy LIS, na co cała załoga czekała z utęsknieniem (co nie jest częste w procesie tak dużej zmiany w firmie logistycznej). Dlaczego z utęsknieniem? Zacznijmy od początku.
Grupa Paul Schockemöhle Logistics w Niemczech działa od 53 lat, a w Polsce od 16. Prowadzi usługi w trzech segmentach: transport międzynarodowy na terenie Europy (całopojazdowy, częściowy i drobnica), transport krajowy i usługi magazynowe, świadczone w centrach magazynowych w Krapkowicach, na Śląsku Opolskim i w Bydgoszczy. Posiada 30 własnych zestawów transportowych o maksymalnym załadunku 25 t i drugie tyle podwykonawców. Firma nie specjalizuje się w przewozach konkretnej grupy produktowej. Posiada różnorodny tabor naczep: plandekowe, chłodnie i megi.
Posiadanie własnego taboru pozwala na precyzyjne, elastyczne i szybkie sterowanie parkiem samochodowym. Samochody spełniają normy emisji spalin Euro 5 i Euro 6. Usługi magazynowe firma prowadzi we własnym, nowoczesnym magazynie wysokiego składowania o powierzchni 16 tys. mkw., wykonanym w najwyższym standardzie klasy A. Obiekt umożliwia magazynowanie w systemie blokowym oraz regałowym. Oprócz standardowych przeładunków samochodowych, firma wykonuje również rozładunki i załadunki kontenerów morskich, pełne konfekcjonowanie, komisjonowanie oraz inne usługi, w tym cross-docking i co-packing. Cała grupa zatrudnia ponad 600 osób, a w Polsce obecnie – 75.
Przeważenie szali
Wcześniej stosowany system TMS (System Zarządzania Transportem) nie spełniał oczekiwań polskiego oddziału Grupy Schockemöhle, ponieważ jego twórcą i dostawcą była zagraniczna firma nie posiadająca klientów w Polsce. Oprogramowanie nie było więc dostosowane do polskich realiów.
– Ostatecznie czynnikiem, który przeważył szalę konieczności zmiany oprogramowania, było wprowadzenie w Polsce jednolitego pliku kontrolnego (jpk). Najlepszym narzędziem do generowania takich plików jest system informatyczny. Nasz wcześniejszy dostawca systemu zarządzania miał z tym problem, gdyż w Niemczech nie funkcjonuje jpk – mówi Damian Szampera, członek zarządu Paul Schockemöhle Logistics Polska (PSLP).
Kilkanaście miesięcy trwały poszukiwania innego dostawcy oprogramowania TMS. Przeprowadzono rozmowy z przedstawicielami wielu firm informatycznych. Spośród nich pięć zostało poproszonych o szczegółowe pokazanie swoich możliwości. Ostatecznie wybór padł na firmę LIS Polska Sp. z o.o., która również wywodzi się z Niemiec, ale ma w Polsce swój oddział, więc jej pracownicy znają specyfikę funkcjonowania polskich firm transportowych, włącznie z uwarunkowaniami podatkowymi. Nie trzeba było im tłumaczyć pewnych procesów i obowiązków, jak np. jpk.
Potrzebowaliśmy zmiany TMS
Damian Szampera
członek zarządu Paul Schockemöhle Logistics Polska
– Teraz mam o wiele większe możliwości kontrolowania procesów zachodzących w firmie. Znacznie więcej mogę generować różnego rodzaju raportów dla zarządu, czy rady nadzorczej. Najważniejsze jednak, że zmiana, która się dokonała nie spotkała się z oporem pracowników, jak to często bywa ze zmianami w firmach. My wszyscy po prostu potrzebowaliśmy tej zmiany.
Polskie pole doświadczalne
– Przekonaliśmy radę nadzorczą Grupy Paul Schockemöhle Logistics, żeby polski oddział – jako jedyny w grupie – miał inny system niż pozostałe oddziały. Udało się, i teraz jest coraz bardziej prawdopodobne, że cała grupa zacznie korzystać z systemu WinSped® TMS LIS, ponieważ firma ta funkcjonuje na rynku polskim, niemieckim i wielu innych. Zna więc ich specyfiki – twierdzi Damian Szampera. – W procesie decyzyjnym ważne było, że WinSped®TMS firmy LIS jest od wielu lat stosowany przez firmy transportowe w różnych krajach. W tym czasie uległ wielu modyfikacjom, dostosowującym go do potrzeb zgłaszanych przez przewoźników i do zmian w środowisku funkcjonowania firm transportowych i logistycznych, a to bardzo ważne, gdyż tym sposobem oprogramowanie zostało udoskonalone.
Ważna okazała się również wielojęzyczność oprogramowania firmy LIS. Oczywiście prawie wszyscy pracownicy polskiego oddziału Paul Schockemöhle Logistics muszą posługiwać się językiem niemieckim, ale zawsze łatwiej pracować z systemem informatycznym dostępnym w rodzimym języku.
– Również dokumentacje, listy przewozowe, czy zlecenia możemy drukować w jednym z kilkunastu języków, krajów europejskich, a wcześniej – tylko po niemiecku, a wersje polskie różnych dokumentów i plików musieliśmy przygotować sami na nasze potrzeby. Dla poprzedniego dostawcy każdy nowy dokument, który na skutek zmian prawnych w Polsce, musieliśmy generować z systemu TMS, był problemem – wspomina Damian Szampera. – Teraz możemy dokumentacje i raporty wysyłać naszym klientom w ich rodzimym języku, a to jest mile widziane.
Nie było, problematycznego przy wdrożeniach w wielu innych firmach transportowo-logistycznych „oporu czynnika ludzkiego”.
Damian Szampera zapewnia, że proces wdrożenia systemu TMS firmy LIS przebiegał bezproblematycznie, bo praktycznie cała kadra pracownicza, korzystająca z TMS mocno odczuwała konieczność zmiany, która ułatwi im pracę. Nie było więc, problematycznego przy wdrożeniach w wielu innych firmach transportowo-logistycznych „oporu czynnika ludzkiego”, bo ludzie nie lubią zmian.
– Wyznaczyliśmy project managera, który ma za sobą kilkunastoletnie doświadczenie w naszej firmie jako szef dysponentów, a więc zna firmę od podszewki. On „spinał” całość implementacji ze strony naszej spółki w współpracy z Senior Project Consultant z firmy LIS. Zorganizowaliśmy szereg spotkań, najpierw wstępne, a potem organizacyjne. Następnie został przygotowany plan wdrożenia, plan szkoleń i w połowie 2018 r. rozpoczęliśmy wdrożenie, które przebiegało zgodnie z planem. Wszyscy pracownicy działów zostali przeszkoleni z software’u z pomocą naszego działu IT w Niemczech. 1 stycznia 2019 r. nastąpił start oprogramowania – „go life” – wspomina Damian Szampera.
Co ciekawe – nie było, częstego przy wdrożeniach w innych firmach, okresu przejściowego, kiedy pracuje się na dwóch systemach. Polscy szefowie Schockemöhle poszli po bandzie i – mimo to – wszystko prawidłowo zadziałało.
Bez okresu przejściowego
Łukasz Guldziński
Senior Project Consultant, LIS Polska Sp. z o.o.
– Wdrożenie oprogramowania TMS zawsze wymaga odpowiedniego przegotowania i planowania. Wdrożenie WinSped® TMS w firmie Paul Schockemöhle Logistics Polska (PSLP) zostało od samego początku gruntownie zaplanowane w czasie i wg zabudżetowanych dni wdrożeniowo – szkoleniowych. Każdego tygodnia LIS udostępniała PSLP zaktualizowany harmonogram realizacji projektu, tak by kluczowe osoby zaangażowane w project na bieżąco były informowane o postępie prac. Nie bez znaczenia była również ciągła konsultacja z działami, kontrola wdrażanych pomysłów czy indywidualnej konfiguracji systemu, jak również mocne zaangażowanie całego zespołu PSLP. To właśnie te czynniki m.in. pozwoliły na start system WinSped® bez okresu przejściowego i według założonego planu.
O firmie LIS
LIS jest dostawcą zintegrowanych systemów informatycznych dla transportu, spedycji i logistyki. LIS działa od 37 lat na rynkach europejskich, a obecnie zatrudnia ponad 120 pracowników w Polsce, Niemczech, Francji i Holandii. Główny produkt – system WinSped® TMS – jest programem do kompleksowego zarządzania flotą oraz do zaawansowanego planowania tras wraz z zintegrowaną mapą PTV Map&Guide, która kontroluje na bieżąco rentowność planowanej trasy. Liczne dostępne interfejsy m.in. do systemów telematycznych, ERP, FK czy giełd transportowych automatyzują przesył danych, a tym samym minimalizują potrzebny nakład czasu pracy, związany z obsługą zleceń i planowaniem tras.
LIS obsługuje ponad 1 tys. klientów z branży transportowej, a codziennie ponad 30 tys. Użytkowników z sukcesem pracuje w programie WinSped®. Więcej informacji na: www.lis.eu
