W sektorze TSL każda zmiana legislacyjna wpływająca na koszty, operacje i sposób raportowania może mieć znaczące skutki biznesowe. Projekt nowelizacji ustawy o transporcie drogowym*, obecnie na etapie Stałego Komitetu Rady Ministrów, zakłada odejście od kilometrówki i wprowadzenie stałego miesięcznego ryczałtu za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych.

Dla wielu firm TSL, które zatrudniają spedytorów terenowych, techników magazynowych, handlowców czy koordynatorów operacyjnych, może to oznaczać konieczność reorganizacji dotychczasowych zasad rozliczeń. Jednocześnie odpowiednie przygotowanie się do nowych przepisów może znacząco usprawnić procesy, ustabilizować koszty i stworzyć impuls do elektryfikacji flot.

Co dokładnie się zmienia?

Obecnie zwrot kosztów za jazdy prywatnym samochodem opiera się na kilometrówce – pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, a pracodawca rozlicza się według stawek Ministra Infrastruktury**. System jest czasochłonny, pracochłonny i nie obejmuje pojazdów elektrycznych ani alternatywnych.

Nowelizacja przewiduje:

• likwidację kilometrówki – ewidencja przebiegu nie będzie już wymagana.
• prowadzenie miesięcznego ryczałtu – jego wysokość będzie zależna od: rodzaju pojazdu (spalinowy, elektryczny, hybrydowy, wodorowy), limitu kilometrów ustalonego dla danego stanowiska lub zakresu obowiązków, liczby dni nieobecności pracownika.
• Oświadczenie zamiast ewidencji – pracownik będzie składał jedynie uproszczone oświadczenie zawierające: dane pojazdu, rodzaj paliwa, moc silnika, liczbę dni nieobecności.
• Rozszerzenie przepisów na pojazdy alternatywne – ryczałty umożliwią pełne rozliczanie także samochodów elektrycznych, hybrydowych i wodorowych.

To szczególnie istotna zmiana dla firm, które chcą rozwijać polityki zrównoważonego transportu. Szczegółowe stawki i limity zostaną określone w nadchodzącym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury***, przygotowywanym w porozumieniu z Ministerstwem Finansów.

Zobacz też: Cyfryzacja transportu: e-list przewozowy coraz bliżej

Jak ryczałt wpłynie na koszty firm TSL?

Aby zobrazować potencjalne skutki, warto przeanalizować przykładowe modele użytkowania pojazdów. W firmach logistycznych pracownicy nierzadko pokonują 300–900 km miesięcznie w ramach dojazdów do klientów, terminali, magazynów i punktów przeładunkowych.

Porównanie przykładowe (na bazie obecnych stawek kilometrówki):

Wnioski z nowych przepisów

Wprowadzenie ryczałtu w proponowanych widełkach przyniesie istotne korzyści kosztowe dla pojazdów spalinowych, ponieważ obecne stawki kilometrówki są znacznie wyższe. Przy limicie 500 km różnica może sięgać nawet 40%, co oznacza realną optymalizację wydatków firmy. Takie rozwiązanie upraszcza rozliczenia i pozwala lepiej kontrolować budżet, eliminując zmienność wynikającą z różnic w mocach silników.
W przypadku pojazdów elektrycznych ryczałt jest zbliżony do obecnych kosztów lub nieznacznie je podwyższa, co może być świadomym elementem strategii. Taki mechanizm nie generuje oszczędności, ale pełni funkcję zachęty do wyboru bardziej ekologicznych środków transportu. W dłuższej perspektywie może wspierać realizację celów ESG i redukcję śladu węglowego, co jest coraz ważniejsze w politykach firm.

Przypisy

* Projekt ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy – Prawo przewozowe, nr druku: UD18, Projekt, dostęp w dniu 18 listopada 2025 r.
** Stawki zostaną wskazane w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (projekt z dnia 5 czerwca 2025 r.).
*** Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (projekt z dnia 5 czerwca 2025 r.).