Kontrola czasu pracy kierowców to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów zarządzania firmą transportową. Błędy w ewidencji, nieprawidłowa obsługa tachografu czy zaniedbania związane z kartami kierowców kończą się karami nakładanymi zarówno na przedsiębiorcę, jak i na osobę zarządzającą transportem oraz samego kierowcę.
Co istotne, art. 10 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 nakłada odpowiedzialność za naruszenia wprost na przewoźnika. Przepis zobowiązuje przedsiębiorstwo do takiej organizacji pracy kierowców, aby mogli oni przestrzegać norm, do odpowiedniego ich instruowania oraz do regularnego kontrolowania, czy przepisy są faktycznie przestrzegane. Zakazuje również uzależniania wynagrodzenia kierowcy, także w formie premii i dodatków, od przebytej odległości, szybkości dostawy czy ilości przewożonych rzeczy, jeżeli mogłoby to zachęcać do naruszeń.
W niniejszej publikacji podpowiadamy, jak zorganizować kontrolę czasu pracy zgodnie z przepisami i jakich błędów unikać.
Podstawy prawne, które trzeba znać
Kontrola czasu pracy kierowców opiera się na trzech filarach. Pierwszym jest ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, która reguluje m.in. normy czasu pracy, pory nocne, dyżury i obowiązki ewidencyjne pracodawcy. Drugim – rozporządzenie (WE) nr 561/2006, określające maksymalne czasy prowadzenia pojazdu oraz minimalne przerwy i odpoczynki dobowe i tygodniowe. Trzecim – rozporządzenie (UE) nr 165/2014 w sprawie tachografów, które definiuje zasady instalacji, użytkowania i kontroli tych urządzeń.
Przestrzeganie przepisów weryfikują przede wszystkim Inspekcja Transportu Drogowego oraz Państwowa Inspekcja Pracy, zarówno podczas kontroli drogowych, jak i kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa, które mogą obejmować dane nawet z ostatnich 12 miesięcy.
Ewidencja czasu pracy – fundament rozliczeń
Zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy każdego kierowcy, niezależnie od formy zatrudnienia. Ewidencja powinna uwzględniać liczbę przepracowanych godzin, pracę w porze nocnej, w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, dyżury, urlopy i zwolnienia. Prowadzi się ją na podstawie zapisów tachografu, wykresówek, plików z karty kierowcy oraz innych dokumentów potwierdzających czas pracy.
Częstym błędem jest traktowanie ewidencji jako formalności uzupełnianej „na koniec miesiąca”. Tymczasem rozbieżności między ewidencją a danymi z tachografu to jedno z pierwszych naruszeń wychwytywanych podczas kontroli. Warto też pamiętać, że po nowelizacji przepisów ewidencję czasu pracy przechowuje się przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy.
Tachograf – urządzenie, które nie wybacza błędów
Podstawowym narzędziem kontroli aktywności kierowcy jest tachograf – urządzenie rejestrujące czas jazdy, przerwy, odpoczynki i inną pracę. Więcej o tym, czym jest tachograf i jakie są jego rodzaje, piszemy w osobnym artykule. Warto też sprawdzić, kto musi mieć tachograf – obowiązek ten dotyczy szerszej grupy przewoźników niż mogłoby się wydawać, a od lipca 2026 r. obejmuje również pojazdy o DMC powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym.
Najczęstsze błędy w obsłudze tachografu to:
- brak wpisów manualnych po rozpoczęciu i zakończeniu pracy,
- nieprawidłowe ustawienie selektora aktywności (np. „odpoczynek” podczas załadunku),
- jazda bez włożonej karty,
- nieuzasadnione użycie trybu OUT.
Osobną kategorią są manipulacje: wyłączniki, magnesy czy ingerencje w oprogramowanie. To już nie wykroczenie, a poważne naruszenie zagrożone karą 10 000 zł i utratą dobrej reputacji przewoźnika, co może oznaczać nawet cofnięcie zezwolenia na wykonywanie zawodu. Znane są również przypadki, w których ITD lub policja kieruje do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Manipulacje mogą być bowiem kwalifikowane jako przestępstwa związane z fałszowaniem dokumentacji i ingerencją w urządzenia rejestrujące.
Karta kierowcy i obowiązkowe pobieranie danych
Karta kierowcy jest dokumentem imiennym, dlatego korzystanie z cudzej karty lub udostępnianie własnej to jedno z najpoważniejszych naruszeń taryfikatora. Kierowca ma obowiązek posiadać przy sobie kartę oraz dane z bieżącego dnia i poprzednich 56 dni, a utratę lub uszkodzenie karty należy niezwłocznie zgłosić.
Na przedsiębiorcy ciąży natomiast obowiązek regularnego pobierania danych: z karty kierowcy co najmniej raz na 28 dni, a z tachografu cyfrowego co najmniej raz na 90 dni. Pliki te trzeba przechowywać przez rok i udostępniać na żądanie organów kontrolnych. Brak pobrań lub luki w danych są traktowane jako naruszenie, nawet jeśli kierowca nie przekroczył żadnych norm.
Co grozi za naruszenia?
Taryfikator stanowiący załącznik do ustawy o transporcie drogowym klasyfikuje naruszenia jako poważne (PN), bardzo poważne (BPN) oraz najpoważniejsze (NN), od tej klasyfikacji zależy nie tylko wysokość kary, ale też wpływ naruszenia na dobrą reputację przewoźnika.
Odpowiedzialność ponoszą równolegle trzy podmioty: przedsiębiorca, zarządzający transportem oraz kierowca. Podczas kontroli drogowej suma kar nałożonych na przewoźnika może sięgnąć 12 000 zł, natomiast podczas kontroli w przedsiębiorstwie limit zależy od liczby zatrudnianych kierowców (liczonej jako średnia z 6 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie kontroli) i wynosi: 15 000 zł przy zatrudnieniu do 10 kierowców, 20 000 zł – powyżej 10 do 50, 25 000 zł – powyżej 50 do 250 oraz 30 000 zł – powyżej 250 kierowców.
Przy wielotygodniowych zaległościach w pobieraniu danych czy systematycznych naruszeniach norm osiągnięcie górnego limitu wcale nie jest trudne.
Jak uniknąć kar? Procedury, szkolenia i odpowiednie narzędzia
Dobrą praktyką jest wdrożenie w firmie prostych, ale konsekwentnie egzekwowanych zasad:
- cyklicznych szkoleń kierowców z obsługi tachografu,
- harmonogramu pobierania danych,
- bieżącej analizy naruszeń,
- dokumentowania odstępstw (np. na podstawie art. 12 rozporządzenia 561/2006).
Kluczowe jest też rzetelne rozliczanie czasu pracy kierowców, najlepiej z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania, które automatycznie zestawia dane z kart i tachografów, wykrywa naruszenia i generuje ewidencję zgodną z wymogami ustawy.
Samodzielne, „ręczne” pobieranie danych i rozliczanie kierowców jest nie tylko czasochłonne, ale i obarczone dużym ryzykiem błędu. Koszt profesjonalnego narzędzia lub usługi rozliczeniowej jest nieporównywalnie niższy niż suma kar, które może nałożyć ITD podczas jednej kontroli w przedsiębiorstwie.
Artykuł został opracowany przez ekspertów z Nobelica Sp. z o.o. – twórców platformy web-sat oraz web-tacho, kompleksowego narzędzia do rozliczania czasu pracy kierowców.
Bibliografia
- Rozporządzenie 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85
- Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców
- Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach
